Agenzie congressi: cosa sono
L’organizzazione di un congresso non è certamente un’attività che è alla portata di tutti. Sia che si abbia a che fare con un congresso aziendale, con la presenza, quindi, di invitati che si conoscono tra di loro, sia nel caso in cui il congresso sia aperto a soggetti che mai si sono conosciuti, l’organizzazione dell’evento viene sempre delegata a specifiche agenzie che operano proprio in questo segmento di mercato. Del resto basterebbero i numeri di un congresso a rendere semplicemente impensabile che possa essere un singolo soggetto o una singola azienda ad organizzare l’evento. Un congresso perfetto nasce dalla sintesi tra figure che si occupano di ambiti tra loro diversi ma essenzialmente complementari. Chiaramente maggiore è il numero dei partecipanti all’evento, maggiore sarà la necessità di rivolgersi ad un’agenzia che si occupa di organizzare congressi. Tutta questa operazione ha chiaramente un costo non indifferente perché dietro il lavoro dell’agenzia c’è l’attività di un team molto vasto di professionisti che si andranno ad occupare dei vari aspetti connessi con l’organizzazione del congresso. In termini generali, quindi, una strada da seguire per andare a ridurre la spesa complessiva potrebbe essere quella di esternalizzare solo lo stretto necessario scegliendo di fare in casa tutto quello che è possibile. Chiaramente non sempre è attuabile un discorso di questo tipo e molto spesso affidare ad un’agenzia tutta l’organizzazione di un congresso è quasi inevitabile.
Agenzie congressi: l’importanza della determinazione del budget massimo
Il primo passo da compiere quando si deve organizzare un congresso è quello di andare a definire, con assoluta precisione, quella che è la spesa massima sostenibile. Nel caso specifico di un’azienda o di un’associazione di categoria che deve organizzare un congresso va chiarito anzitutto quello che è il budget massimo poiché solo facendo tale operazione è possibile assegnare ai vari capitoli di spesa un ammontare definito. Avendo ben impresso il budget, ci si può quindi presentare alle varie agenzie congressi per ottenere dei preventivi di spesa con indicati i vari importi per ciascuna voce. E’ chiaro che prima di avere in mano il preventivo, buona regola vuole che l’azienda o l’associazione cliente, specifichi quelle che sono le priorità a cui si vuole dare maggiore importanza e quelli che invece sono gli aspetti secondari. Questo genere di considerazioni dipendono anche da quelli che sono target dei partecipanti e finalità del congresso.
Agenzie congressi o soluzioni alternative?
Alla luce della lunga premessa che abbiamo fatto, è chiaro che non tutte le aziende e non tutte le associazioni hanno a disposizioni budget tali da permettere congressi in pompa magna. Anche in considerazione della crisi economica, la liquidità disponibile per attività collaterali come i congressi si è notevolmente ridotta. Eppure, nonostante questo poco felice quadro, al congresso, anche se si hanno a disposizione budget striminziti, giustamente non si rinuncia affatto. Da alcuni anni, infatti, sta prendendo piede un modo decisamente low cost per organizzare i congressi. Niente più agenzie, molte attività gestire direttamente dall’azienda o dall’associazione promotrice ma soprattutto attenzione a quelli che sono gli eventi che davvero possono rendere unico un congresso. In tal senso, a fare la differenza possono davvero essere delle particolari forme di animazione e spettacolo che sono anche in grado si spezzare quella che è consueta scaletta di un convegno.
A specializzarsi in questo filone che sta incontrando un favore crescente da parte del cliente, è EventiInMovimento, lo staff di professionisti dell’animazione che già da alcuni anni ha elaborato nuove soluzioni per rendere davvero unici i congressi e nuove strategie per offrire servizi con un rapporto qualità prezzo notevolmente interessante. Il punto di forza di EventiinMovimento è rappresentato dall’estrema conoscenza del settore di riferimento. Anni e anni di lavoro sul campo hanno permesso a questo gruppo di professionisti dell’animazione di comprendere che il rischio che un convegno si trasformi in un evento vuoto, fine a se stesso e caratterizzato da scarso coinvolgimento è altissimo se non si è in grado di inserire i giusti intermezzi che sono in grado di spezzare al punto giusto e nel modo giusto. Soluzioni di animazione per congressi come il falso relatore o ancora il quiz elettronico personalizzato sull’azienda rappresentano ottime strategie per allentare la tensione che potrebbe emergere nel corso di un convegno ma senza scendere nel banale e nel farsesco. Sia il quiz elettronico che la messa in scena del finto relatore, infatti, possono essere utili momenti formativi e di conoscenza tra azienda o associazione organizzatrice e partecipanti al convegno.
Altro fiore all’occhiello di EventiInMovimento è l’organizzazione dell’animazione serale che spazia dalle cene con delitto agli spettacoli di cabaret ed intrattenimento riscuotendo sempre un ottimo successo.
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