Cena aziendale: come organizzare una serata di successo

Le cene aziendali rappresentano un momento di convivialità tra capi, dirigenti e dipendenti che rafforza lo spirito di gruppo di un team. Si dice sempre che un lavoratore felice è un lavoro produttivo, quindi un pranzo aziendale o una cena aziendale è la scelta migliore per creare un clima sereno e disteso anche al di fuori dell’ambito lavorativo. La comunicazione e la fiducia reciproca sono aspetti fondamentali per lavorare fianco a fianco con altre persone che devono essere viste non solo come colleghi, ma anche come amici. L’obiettivo principale di una cena tra colleghi di lavoro è proprio far emergere il lato umano di un’azienda che deve essere portatrice di valori sani come l’amicizia, l’affiatamento, la solidarietà ecc. In questo modo si crea un rapporto forte e solido che si ripercuote positivamente anche sul lavoro.

Perché scegliere una cena colleghi per rinsaldare lo spirito di gruppo? Molte aziende fanno ricorso ai workshop che sono sicuramente eventi positivi poiché aumentano l’affiatamento di un gruppo. Tuttavia si tratta di attività in cui ognuno è chiamato ad un compito preciso ed inoltre è richiesta la massima concentrazione.

A tavola invece si raggiungono livelli di convivialità molto elevati dove tra uno stuzzichino, un bicchiere di vino ed un brindisi con lo spumante è più facile lasciarsi andare e vivere una serata con spensieratezza e senza le tipiche problematiche dell’ufficio o di un ambiente di lavoro.

Bisogna inoltre considerare che le cene di lavoro aziendali si svolgono in prossimità delle feste estive o delle feste natalizie in cui c’è maggiore rilassatezza. A tavola è molto più facile entrare in confidenza e rompere il ghiaccio con un collega un po’ più timido o magari fraternizzare maggiormente con un collega col quale ci si scontra spesso e volentieri. Durante una cena le difese erette in ambito lavorativo vengono scalfite ed è più facile socializzare ed empatizzare con i colleghi che sono esseri umani e che possono diventare tranquillamente amici. Nei seguenti paragrafi ti spiego come organizzare una cena aziendale, cosa bisogna tenere a mente, quali accorgimenti adottare, alcune idee simpatiche ecc.

Pranzo aziendale: come organizzarlo nei minimi dettagli?

Le cene aziendali sono eventi sempre più formali e meno ‘ingessati’, ma devono essere organizzate nei minimi dettagli per fungere come un reale strumento di team building capace di diffondere tra i dipendenti una vera cultura d’impresa.

La location

Altro punto fondamentale è la scelta del locale che potrà essere più o meno formale, l’importante però sarà che ogni invitato si senta a suo agio e non sotto pressione. La cosa migliore è optare per una zona diversa da quella del luogo di lavoro proprio per creare un maggiore distacco. Il locale deve però essere facilmente raggiungibile da tutti e ben collegato con mezzi pubblici, così da facilitare anche chi non guida o chi alza leggermente il gomito e preferisce non mettersi alla guida.

Se scegli un ristorante o una pizzeria la cosa migliore sarebbe chiedere una sala riservata, ma in mancanza di questa possibilità ti consiglio di chiedere al gestore di riservare un tavolo in un posto tranquillo, ma non eccessivamente isolato. Non bisogna considerare la cena aziendale come una riunione di lavoro ma come un evento rilassato, soft ed amichevole in cui è piacevole incontrare anche altre persone al di fuori degli invitati.

Il discorso iniziale

Prima di cominciare il capo dovrebbe tenere un discorso per la cena aziendale ribadendo e ricordando i valori dell’azienda e ringraziando ogni singola persona per il contributo dato alla crescita. In questo modo ogni singolo dipendente si sentirà importante e valorizzato in un’ottica di crescita aziendale basata sulla coesione di gruppo e sul lavoro di squadra. Nel discorso di fine anno aziendale è importante evidenziare gli obiettivi raggiunti dalla società e quelli prefissati per l’anno successivo. Fa sempre piacere sentirsi dire un grazie e dirlo non costa nulla!

Qualche foto

Durante la cena per rendere l’atmosfera più giocosa ti consiglio di scattare qualche foto divertente e non troppo formale da condividere sui social o sui gruppi aziendali di Whatsapp per rendere tutti partecipi. Alcune foto possono essere utilizzare anche per realizzare simpatici auguri di Natale o per le ferie estive diversi dal solito. Un’idea molto simpatica potrebbe essere ingaggiare un fotografo che scatti e stampi le foto della serata per poi mostrarli e regalarli ai partecipanti.

Il menù

Altro aspetto fondamentale è la scelta del menu che non deve essere troppo pesante. Molte aziende optano per la pizzeria poiché offre una varietà di scelta molto ampia e variegata per tutti gli ospiti. Assicurati che siano presenti anche pizze vegane o ‘gluten free’ per i celiaci, quest’attenzione sarà molto apprezzata dagli invitati che si sentiranno importanti e rispettati. In alternativa si può virare sul classico ristorante, ma i menu devono essere semplici ed incontrare i gusti di tutti gli invitati. Anche in questo caso accertati che siano disponibili piatti vegani o per celiaci con alimenti semplici ma gustosi e saporiti. Ricordati sempre di comunicare al ristorante quanti “menù particolari”  (per vegetariani, per vegani, per celiaci, per intolleranti) serviranno.

Per un evento ancora più informale puoi anche organizzare una cena a base di ‘finger food’, stuzzichini sfiziosi da mangiare con le dita accompagnati da un brioso punch e qualche aperitivo. In questo caso puoi allestire dei tavoli dove gli invitati possono sedersi liberamente scambiandosi di posto senza alcun vincolo.
Per rendere più briosa la serata e stimolare la conversazione non può mancare un po’ di alcol a tavola, purché non si esageri. Il troppo alcol infatti potrebbe avere l’effetto contrario e rendere gli animi fin troppo ‘caldi’ col rischio che la situazione degeneri. Scegli vini bianchi, vini rossi o birre non eccessivamente pesanti e capaci di accompagnare in modo piacevole il pranzo o la cena, chiedendo eventualmente consigli al gestore per non fare la scelta sbagliata. Ovviamente a fine cena non può mancare un bel brindisi prediligendo lo spumante allo champagne, perché è sempre bene valorizzare il ‘made in Italy’.

 

Cena aziendale: quali sono le domande giuste da porsi?

Nel precedente paragrafo abbiamo analizzato come procedere per grandi linee nell’organizzazione di una cena aziendale, adesso possiamo entrare più nei dettagli. Nello specifico può essere utile porti una serie di domande per non farti trovare impreparato ed organizzare tutto nei minimi particolari prevenendo ogni possibile inconveniente.

La prima domanda che devi porti è: quante persone parteciperanno all’evento? Questo è un dato fondamentale poiché ti consente di organizzare nel migliore dei modi i tavoli per gli invitati facendoli sentire perfettamente a loro agio. Conoscendo il numero preciso di invitati puoi scegliere meglio anche il locale più indicato in base allo spazio a disposizione. Per questo motivo chiedi loro di confermare la partecipazione così da avere un numero preciso su cui basarti. Utilizza il mezzo che preferisci per dare l’invito: social, cartoline, newsletter, sms ecc., la cosa importante è che giunga a tutti i diretti interessati. Lo stesso invito, che sia formale o più scherzoso, può essere realizzato a tema con l’evento della serata.

Eccoci ad un’altra domanda importante: che clima c’è in ufficio? Serio o informale? Giovanile o maturo? In un ufficio di commercialisti, di avvocati o di fiscalisti c’è chiaramente un tono più serioso e formale, quindi l’evento deve ricalcare le caratteristiche dell’azienda senza troppa austerità. In un ambiente di giovani pubblicitari, creativi o fotografi o nei negozi di giocattoli o videogiochi chiaramente si respira un’aria più informale e giocosa, quindi l’evento può essere un po’ più ‘sbottonato’ per creare un ambiente altrettanto gioioso e frizzante. Puoi basarti proprio sulla tipologia dell’azienda per ricreare l’atmosfera migliore e far sentire tutti gli invitati a loro agio.

 

Qual è l’outfit giusto per una cena aziendale?

Un abbigliamento perfetto non esiste anche perché dipende da vari fattori come la tipologia di serata, l’azienda ed ovviamente i propri gusti personali. Non è il caso di vestirsi in modo troppo formale, ma neanche in modo troppo trasandato. Un abbigliamento a metà tra il casual e l’elegante è probabilmente la scelta migliore.
A tal proposito è opportuno scegliere i giusti allestimenti per dare un tocco di vivacità e di colore alla festa. Le cornici per le foto di gruppo ad esempio sono molto gettonate e consentono di dare un tono più allegro ai classici scatti delle cene aziendali. In base al tema scelto ti suggerisco di scegliere gli arredi per le pareti o i segnaposto per i tavoli, senza dimenticare i simpatici gadget aziendali da distribuire nel corso della serata.

 

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Servizi aggiuntivi per rendere la tua serata davvero speciale?

• La presenza del wifi è fondamentale per consentire ai commensali di poter navigare liberamente sui cellulari ed essere in contatto con la famiglia.
• Una musica di sottofondo è necessaria per rendere l’atmosfera più romantica, vivace o briosa a seconda delle tue necessità. Ti consiglio quindi di ingaggiare un dj o un gruppo di musicisti per l’intrattenimento musicale, così da poterti godere la tua serata in totale libertà.
• Se decidi di organizzare una serata a tema, argomento che affrontiamo nel successivo paragrafo, ingaggia un team di animazione cena aziendale capace di rendere effervescente e spumeggiante il tuo evento.
• Se hai organizzato la cena aziendale in un locale hai bisogno di un servizio di catering che porti cibi e bevande per l’evento. In tal caso richiedi anche del personale addetto al banco del cibo e delle bevande pronto a servire i tuoi ospiti. Questo dettaglio darà un ulteriore tocco di classe alla tua serata e sicuramente sarà molto apprezzato dai tuoi ospiti che si sentiranno coccolati.
• Se hai affittato un locale devi naturalmente consegnarlo al proprietario così com’era e quindi ti consiglio di rivolgerti con anticipo ad un’azienda di pulizia che pulisca tutto in tempi brevi. L’affitto di un locale ti consente di avere maggiore libertà nell’organizzazione della serata, ma allo stesso tempo richiede anche più tempo e maggiori responsabilità come ad esempio il trasporto del materiale, le consegne dei fornitori, il servizio di catering ecc. In questo caso hai due opzioni: affidarti ai tuoi collaboratori più stretti e fidati per l’organizzazione dell’evento, oppure contattare un’agenzia professionale e qualificata che si occupa proprio dell’organizzazione eventi. Quest’ultima generalmente è la soluzione migliore se vuoi prenotare un locale poiché ti libera da numerose incombenze e soprattutto di uno stress eccessivo. I professionisti del settore saranno in grado di analizzare meglio i costi ed organizzare l’evento in base al tuo budget senza sprechi e senza rinunce.

Questi sono i servizi aggiuntivi più impellenti, ma considera anche tu quali sono le tue necessità più importanti a seconda dell’evento che vuoi organizzare e dalla tipologia di serata che hai in mente.

 

Cene aziendali: idee a tema per ogni gusto

Organizzare cene aziendali a tema sta diventando una pratica sempre più divertente e gettonata poiché piace davvero tanto. Le opzioni sono davvero tantissime, non devi fare altro che scegliere la cena a tema più adeguata in base al tuo pubblico. Per coinvolgere maggiormente gli invitati puoi chiedere ad ognuno di loro se hanno delle idee o delle preferenze: in questo modo puoi anche avere informazioni su di loro e capire meglio che tipo di serata organizzare.

Cene aziendali a “tema anni..”

Le cene aziendali a “tema anni…” sono molto apprezzate e naturalmente vanno scelte a seconda dell’età media dei dipendenti. Se hanno sui 30-40 anni è opportuno scegliere una serata a tema anni ’80 e ’90, se hanno tra i 50 ed i 60 anni è preferibile virare sugli anni ’60 e ’70.
La prima cosa da fare è scegliere una playlist della decade prescelta così da ricreare la giusta atmosfera. Puoi affidarti alle playlist già disponibili su Spotify, oppure se hai ingaggiato un dj puoi segnalargli la musica da selezionare e lui sceglierà le canzoni più adatte in base ai diversi momenti della serata.
L’allestimento, i centrotavolo, gli striscioni e gli addobbi devono essere scelti in base alla decade. Una moda molto diffusa è la “photo booth”, cioè mettere a disposizione degli invitati alcuni gadget a tema per scattare foto e condividerle sui social. Qualche idea? I mitici occhiali da sole a goccia tipici degli anni ’90 o una classica bandana a fiori che ricordi gli anni ’60.

Quiz Show Elettronico

Che ne pensi di una cena aziendale a tema quiz? É un ottimo modo per tornare un po’ bambini e rinforzare lo spirito di squadra. Le domande possono essere poste tra una portata e l’altra ed ogni tavolo rappresenta un team. Le risposte esatte assegnano dei punti ed alla fine vincerà la squadra che ne ha totalizzato di più. Ovviamente alla fine della serata bisogna eleggere il vincitore ed il premio lo stabilisci tu. La cosa più importante in questi casi però è rivolgersi ad agenzie di animazione che propongano domande e prove del quiz incentrate sull’azienda, magari in tono divertente, in modo da far sentire tutti gli ospiti simpaticamente coinvolti.

 

Cena aziendale con delitto

 

Un’altra opzione molto valida è la cena aziendale con delitto che dà un pizzico di brivido e di suspense all’evento. In tal caso bisogna rivolgersi ad attori specializzati capaci di inscenare un delitto ed il compito degli invitati, divisi per squadre, è scoprire l’assassino. Nel corso della serata vengono svolte indagini e rilasciati diversi indizi che gli invitati dovranno analizzare attentamente. Le cene aziendali con delitto di maggiore successo sono quelle dove gli ospiti non solo partecipano al gioco di scoprire il colpevole ma sono anche direttamente coinvolti nell’interpretazione dei sospettati. Questo genere di cene con delitto risulta molto coinvolgente e di successo perché unisce spettacolo, team building, animazione, e comicità.

Scegli la sceneggiatura migliore con i suggerimenti della compagnia in modo da trasformare il locale in una vera ‘scena del crimine’. Se non ci sono richieste particolari puoi utilizzare gadget a tema standard come cappelli di investigatori, pipe, lenti di ingrandimento ecc. In una cena aziendale con delitto i vari dipendenti devono necessariamente collaborare tra di loro, quindi ti consiglio di assegnare bene i posti mettendo insieme persone che non sono abituate a lavorare insieme. Anche in questo caso ti suggerisco di mettere dei premi in palio per rendere il gioco più stimolante e divertente.

Team cooking per cene aziendali

Hai pensato di organizzare una cena aziendale dove i piatti li preparano gli stessi invitati? Alcune aziende infatti organizzano delle vere sfide ai fornelli in cui ogni invitato porta una pietanza direttamente da casa. In alternativa si possono preparare i piatti direttamente ‘in loco’, ma in tal caso bisogna trovare un locale che metta a disposizione la sua cucina. Per rendere la sfida più esotica si può scegliere un tema: cucina cinese, cucina messicana, cucina giapponese, street food, finger food ecc. In questo caso anche l’abbigliamento deve essere a tema ed ogni invitato deve avere un capo d’abbigliamento o un gadget che rispecchi il tema della serata.
Sul tema puoi giocare davvero parecchio ed infatti anche il colore può essere un’idea. Se ad esempio scegli il verde come colore dominante non solo sedie, tovaglie, piatti e bicchieri dovranno essere verdi ma anche i cibi. Qualche idea? Risotto al pesto o pennette alle zucchine, tortino di verdure, pasta al guacamole o crema di piselli, insalate, sorbetti alla mela verde ecc. Le idee sono davvero tante, non devi far altro che accendere la lampadina della creatività e lasciarti guidare dall’istinto.

Per saperne di più  sui format d’intrattenimento per cene aziendali più adatti e gettonati clicca qui.

Cene aziendali: come effettuare un controllo finale

Ora che hai sistemato tutto non devi fare altro che effettuare un ‘check’ finale per verificare che tutto sia a posto.

Controlla il budget

La prima cosa da fare è controllare se tutto rientra nel budget che hai prestabilito. Se hai sforato devi purtroppo eliminare qualcosa, diversamente se ti avanza del denaro puoi utilizzarlo per offrire qualche servizio aggiuntivo. Ti consiglio di volare basso nella scelta dei servizi e degli allestimenti, tanto hai sempre modo e tempo di aggiungere altre cose se il budget lo permette. Ricordati che la cena aziendale è una spesa deducibile dalle tasse, condizione che ti permette di risparmiare un bel po’ di euro.

Per avere ulteriori informazioni sui preventivi leggi qui.

 

Considera che puoi rivolgerti ad un’agenzia specializzata

Come detto precedentemente è sicuramente preferibile rivolgersi ad un’agenzia per l’organizzazione e la pianificazione dell’evento aziendale. Se volessi occupartene personalmente dovresti sottrarre tempo al tuo lavoro e probabilmente anche a quello dei tuoi collaboratori, col rischio di incidere negativamente sulla produttività dell’azienda. Un’agenzia specializzata invece può dedicarsi a tempo pieno all’organizzazione dell’evento e sicuramente con più cognizione di causa. Se non vuoi lasciare nulla al caso rivolgiti a professionisti per il servizio di catering, l’organizzazione della cena, la scelta del dj e della musica ecc.

Per approfondire l’argomento guarda qui.

 

L’intrattenimento per la cena aziendale

Per essere sicuro di non correre il rischio che gli ospiti si annoino durante la cena e per renderla indimenticabile (magari con i partecipanti che continueranno a parlare di essa in ufficio anche i giorni seguenti) non dimenticarti dell’intrattenimento.

Si va dalle serate a tema, all’intrattenimento/team building (cene con delitto, quiz personalizzati, giochi di squadra con animatori) alla musica, alla serata spettacolo con comici, ballerine ed artisti vari.

Rivolgersi a dei professionisti dell’intrattenimento per cene aziendali in questo caso è quasi obbligatorio per non fare un buco nell’acqua.

Gadget

Le cene aziendali devono essere un momento di svago e di divertimento ma l’azienda deve comunque essere presente. Ecco perché è importante utilizzare gadget o slogan che ricordino i valori, la mission e la vision dell’azienda. Organizza la cena come meglio credi, ma ricordati di adattarla secondo le esigenze e gli obiettivi dell’azienda.

Fare un brainstorming

Per essere sicuro di non dimenticarti niente scrivi su un’agenda tutto ciò di cui hai bisogno, valutando attentamente anche il budget a disposizione. Non hai idea di che festa organizzare? Allora affidati al ‘brainstorming’, la cosiddetta ‘tempeste di idee’ che ti consente di scegliere la tematica e la tipologia di festa più divertente. Il brainstorming consiste nel buttare giù una serie di idee, anche quelle più bizzarre ed estroverse, per poi eliminarle di volta in volta fino ad arrivare a quella migliore.

Trova i professionisti più adatti

Non avere paura di delegare, l’importante è chiedere l’aiuto di persone affidabili che come te hanno a cuore la perfetta riuscita della festa. Non accontentarti della prima azienda che trovi o di quella più economica, ma chiedi qualche preventivo per avere un’idea dei prezzi. Valuta quello più adatto in base al rapporto qualità/prezzo ma anche ai costi. Un’azienda magari è più economica ma non fornisce i servizi richiesti, mentre un’altra può risultare particolarmente costosa ma offre alcuni servizi extra che non sono necessari. Non chiedere troppi preventivi altrimenti rischi di andare in confusione, limitati a 3-4. Cerca informazioni sulle società sul web, sui siti Internet e nelle pagine social dove puoi reperire commenti e recensioni molto interessanti.

Gli inviti per la cena aziendale

Anche se già te l’ho detto precedentemente ricordati di mandare gli inviti a tutte le persone coinvolte e non dimenticarti nessuno per evitare brutte figure. In questo modo risulta più facile conoscere il numero esatto di partecipanti e scegliere la location più idonea alle tue necessità.
Se costruisci un team di persone per organizzare l’evento assicurati di definire bene i ruoli e di assegnare ad ognuno i compiti necessari. Questa fase è molto delicata poiché non devi dimenticarti di nulla, altrimenti rischi che la festa diventi un fiasco per una semplice dimenticanza.

Molto importanti sono anche le frasi per gli auguri per questo puoi scoprire quali sono i migliori e come farli in questa pagina: eventiinmovimento.com/cena-aziendale/outfit

La SIAE

Altra cosa importante: anche se la cena aziendale è un evento privato devi pagare la tassa sui diritti d’autore (SIAE) per la musica. Non te ne dimenticare e controlla che tutta la documentazione sia a posto per evitare di incappare in qualche multa salata. Per fortuna, solitamente, di queste cose se ne occupa direttamente il dj o il ristorante. Informarsi prima però non cosa niente e sarebbe utile.

Esigenze particolari dei partecipanti

I tuoi invitati potrebbero essere intolleranti o allergici a qualche cibo, informati sulle loro abitudini alimentari così da evitare qualche spiacevole inconveniente.

Far fronte ad eventuali imprevisti

Prepara il numero di telefono di qualche altro fornitore, poiché i tuoi partner per quanto affidabili possono avere qualche contrattempo e non essere in grado di fornirti i servizi richiesti. Tenere pronto un paracadute di salvataggio è sempre un’ottima idea per premunirsi da qualsiasi imprevisto.
La mattina della cena organizza un piccolo incontro con il tuo staff per verificare che tutto sia in ordine e per mettere a punto gli ultimi dettagli.

Siamo ormai giunti alla fine ed hai a disposizione tutti gli elementi per organizzare una cena aziendale coi fiocchi. É andata bene? L’unico modo per saperlo è verificare se in ufficio i rapporti tra i vari dipendenti sono più distesi e se c’è una maggiore collaborazione tra di loro. In caso positivo vuol dire che la cena aziendale è stata un successo e quindi è il caso di organizzarne un’altra quanto prima. In caso negativo qualcosa è andato storto, quindi è il caso di rivedere l’organizzazione della cena facendo alcune modifiche importanti per fare in modo che le prossime cene aziendali siano più divertenti e coinvolgenti per tutti.