Riuscire ad organizzare un evento è sempre più spesso una vera e propria arte. Lasciando perdere il caso in cui le dimensioni dell’evento stesso (in genere date dal possibile numero massimo dei partecipanti) rendano possibile una sorta di auto organizzazione da parte dello stesso promotore, concentriamoci su quei casi in cui le dimensioni dell’evento rendano indispensabile il coinvolgimento di una figura terza.
E’ proprio in questo caso, infatti, che dinanzi al promotore dell’evento si aprono due diverse strade: il ricorso a una agenzia di organizzazione eventi di tipo tradizionale oppure una via nuova e innovativa quella ossia delle agenzie di eventi “atipiche”. Quale tra queste due strade conviene percorrere per organizzare un evento?
Prima di rispondere a questa domanda è necessario mettere in evidenza quelli che sono gli elementi principali che l’organizzazione eventi racchiude al suo interno. Contrariamente a quello che si ritiene, infatti, la messa in scena di un determinato spettacolo che va ad allietare un evento non è che uno degli atti conclusivi dell’organizzazione di eventi. La vera sfida, come spesso ripetono gli addetti al settore, è in realtà dietro e parte molto prima dello stesso evento.
Il primo passo per organizzare un evento, infatti, parte della determinazione del budget a disposizione. E’, infatti, praticamente inutile procedere alla definizione della scaletta dell’evento se prima non si definisce, con estrema chiarezza, dove andare a concentrare le risorse a disposizione. Questa fase, propedeutica praticamente a tutto, si concretizza attraverso un servizio di consulenza tra il promotore dell’evento e chi invece si occupa dell’organizzazione dell’evento stesso.
Solo una volta che è stata chiarita l’allocazione delle risorse disponibili, sarà possibile occuparsi dell’evento in senso stretto. Che la segmentazione del budget sia un aspetto assolutamente primario lo si può comprendere anche da fatto che è durante questo momento che vengono definiti vari costi accessori, quelli ossia da destinare, ad esempio, alle luci e alla location.
Come organizzare un evento: definire lo spettacolo da mandare in scena
Un evento non si compone solo di conti ma anche di creatività. Soprattutto in questa seconda fase sono evidenti i vantaggi che presentano le agenzie di organizzazione eventi atipiche rispetto a quelle tradizionali. La determinazione del tipo di spettacolo (o degli spettacoli) da mandare in scena viene chiaramente determinata dall’oggetto e dal fine della serata, previo accordo con il cliente. L’evento, ossia, si sviluppa a seconda del tipo di serata e del target di ospiti e invitati che sono presenti. Generalmente a entrare in scena sono artisti e professionisti di diverso tipo che seguono un copione prestabilito. E’chiaro che la presenza di artisti di diverso tipo rende indispensabile il loro coordinamento che, a sua volta, può esserci solo se c’è intesa perfetta all’interno del team.
Negli ultimi anni, a causa anche della crisi economica, numerosi gruppi di artisti specializzati nell’organizzazione eventi si sono messi a disposizione di tutti quei promotori di eventi che preferiscono non passare da una agenzia di organizzazione eventi di tipo tradizionale per mantenere più contenuta la spesa complessiva che viene sostenuta. Con livelli di qualità intatti.
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