I meeting e i congressi sono uno dei biglietti da visita più importanti per una azienda. Quando vengono organizzati eventi di questo tipo, infatti, si può udire negli uffici del titolare espressioni del tipo “non possiamo sbagliare” o ancora “non possiamo fare brutta figura”. Meeting e congressi, quindi, non ammettono errori nell’organizzazione e ogni più piccolo dettaglio va chiaramente curato per non lasciare nulla al caso. Logicamente la preparazione di eventi di questo tipo non è assolutamente semplice ed è per questo motivo per preparare un meeting o un congresso ci si mette in moto molti mesi prima. La macchina organizzativa, del resto, è decisamente elaborata poiché gli aspetti da curare nell’implementazione di un evento di questo tipo sono davvero tanti. E’ per tutti questi motivi che, molto spesso, l’organizzazione di meeting e congressi non viene destita dalla stessa azienda la quale, invece, funge da committente pur fornendo chiaramente un supporto molto importante. Oggi sul mercato esistono tantissime realtà aziendali che si occupano specificatamente dell’organizzazione di meeting e congressi. Si tratta di un mercato molto eterogeneo che, spesso, propone soluzioni che presentano un costo non accessibile a tutte quelle aziende che intendono organizzare un meeting o un congresso. La crisi economica, infatti, ha tagliato i capitoli dei bilanci aziendali espressamente dedicati ad attività di questo tipo. Non è quindi un mistero che molte aziende, prese dalla necessità di contenere le spese, abbiano eliminato quello che, come abbiamo messo in evidenza nei primi righi, è invece un vero e proprio biglietto da visita dell’azienda stessa. Proprio per cercare di dare risposte nuove al nuovo clima che la crisi ha creato, alcuni team da anni impegnati nel settore dell’animazione di meeting e congressi hanno provato a definire un’offerta diversa, all’altezza delle aspettative ma comunque dal costo sostenibile.
Il segreto per risparmiare nell’organizzazione di un meeting o di un congresso sta nell’esternalizzare solo una parte del servizio, curando invece in ditta tutto quello che non è strettamente necessario. In quest’ottica lo spazio dove tenere l’evento, le soluzioni per l’alloggio dei partecipanti, la gestione di eventuali pranzi, l’organizzazione degli interventi possono essere curati dalla stessa azienda che organizza l’evento. L’importante è poi tenere alto il livello di interesse grazie alla messa in scena di spettacoli di animazione che siano in grado di catturare davvero l’attenzione dei presenti. Agendo in questo modo, quindi, è possibile dare vita a meeting e congressi sicuramente di successo senza spendere tanto. Un esempio di team che opera in questa direzione è Eventiinmovimento. Questa realtà professionale ha mostrato che anche le aziende con piccoli budget possono farsi promotrici di meeting e congressi di sicuro successo.
Meeting e congressi: una soluzione diversa per ogni esigenza
La bontà del progetto di Eventiinmovimento sta nello spostamento dell’attenzione del partecipante a un congresso o a un meeting da quello che è più esteriore a quello che invece è più essenziale. E’ un dato incontestabile, infatti, che proponendo attività di animazione davvero avvincenti, nessuno tra gli ospiti presterà attenzione al livello di lusso della location in cui l’evento è ospitato. Fondamentalmente questa ricetta non rappresenta una novità totale. Nei paesi del Nord Europa, infatti, già da molti anni le aziende che intendono organizzare meeting e congressi hanno imparato a tagliere tutte le spese superflue offrendo comunque eventi di successo. E’ appunto in questo solco che si muove lo staff di Eventiinmovimento. Chiaramente per riuscire in un progetto di questo tipo è necessario che ci sia la piena sintonia tra chi promuove l’evento stesso e gli attori che poi si andranno ad occupare dell’animazione. E’ altresì scontato, inoltre, che il tipo di animazione da presentare dipenda anche da quello che è il target del meeting.
Tra le soluzioni più apprezzate per animare meeting e congressi ci sono la messa in scena del finto relatore, il teatro di impresa e, nel caso in cui i partecipanti arrivino da più nazioni, il varietà internazionale. Il finto relatore, da infilare al momento giusto nella scaletta degli interventi, è probabilmente tra le tre forme di animazione che abbiamo indicato, quella più improntata alla goliardia in quando prevede la messa in scena di un monologo di cabaret che è basato su fatti aziendali reali. Il teatro di impresa e il varietà internazionale, invece, vengono presentati solitamente alla fine della giornata in cui si è tenuto il congresso. La prima forma di animazione consiste nella messa in scena di uno spettacolo che ricalca situazioni di lavoro quotidiano nell’azienda mentre nel secondo caso si è su un livello superiore con una combinazione tra le arti visuali (visual-comedy, clownerie, giocoleria e illusionismo) e una performance di burlesque.
Tre diverse strade da seguire per congressi e meeting avvincenti.
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