Come organizzare una manifestazione: alcuni consigli operativi

come organizzare una manifestazione

Organizzare una manifestazione, di qualsiasi natura essa sia, non è mai un gioco da ragazzi. Il primo errore da non commettere mai nell’organizzazione di un evento è quello di affidarsi all’approssimazione. Questo significa che se non si sa come organizzare una manifestazione allora è meglio rivolgersi a chi di lavoro fa proprio questo. I rischi connessi ad una organizzazione di tipo amatoriale, infatti, sono molto alti.

Non è raro vedere eventi che sono falliti ancora prima di cominciare proprio a causa della pressappochismo con cui gli stessi sono stati concepiti e messi in cantiere. Ovviamente questo discorso ha una validità proporzionale. Quanto più grande è la manifestazione concepita, tanto maggiore è rischio di sbagliare se si fa da soli.

Il ricorso al fai-da-te soprattutto negli ultimi anni non ha proprio ragion d’essere. Sul mercato, infatti, ci sono tantissimi professionisti che si occupano dell‘organizzazione di manifestazioni di ogni tipo. E’ vero che il ricorso a soggetti terzi ha un costo ma è altrettanto vero che questa spesa viene ricompensata con un servizio decisamente all’altezza. Non solo. Paradossalmente se si sceglie di far organizzare una manifestazione ai professionisti del settore, si può anche risparmiare sulla spesa finale della serata. Chi meglio degli organizzazioni di manifestazioni conosce quelli che sono i trucchi per non spendere tanto? Non certo chi è digiuno di competenze in questo settore.

Come organizzare una manifestazione: il budget

Quando si è alle prese con l’organizzazione di una manifestazione, il primo punto da mettere nero su bianco è quello relativo al budget. Definire quello che è il tetto di spesa massima sostenibile è il primo passo per dare poi vita ad una allocazione perfetta della varie risorse. Solitamente se si sceglie di appoggiarsi ad un soggetto terzo per l’organizzazione, è il professionista, sulla base dei dati del cliente, a stilare l’elenco delle spese. Vero professionista in questo ambito è chi interagisce di continuo con il committente. Non è infatti possibile stilare una allocazione ottimale delle risorse se non si conosce quello che è l’obiettivo dell’evento nonché il target dei presenti. Solo sulla base di questi dati sarà poi possibile procedere ad una divisione delle varie spese.

Come organizzare una manifestazione in modo alternativo

Come abbiamo messo in evidenza nella premessa, uno dei timori che spiegano la diffidenza a ricorrere ad un professionista è di ordine economico. Questo scoglio, evidente, può essere aggirato se si decide di puntare non sulle classiche agenzie di organizzazione ma su un team di specialisti. E’ infatti ovvio che, in questo settore, la spesa per il servizio può lievitare a causa delle politiche che sono seguite dalle stesse agenzie. Queste ultime, infatti, tendono sempre a subappaltare il lavoro. Cosa significa questo? In pratica l’agenzia dopo aver preso l’incarico per l’organizzazione di una manifestazione, divide il lavoro tra le varie figure che saranno coinvolte nell’evento stesso. Il capitolo spesa più impegnativo è quello relativo allo spettacolo e all’animazione.

Ogni evento che si rispetti, infatti, per generare coinvolgimento da parte dei presenti, deve necessariamente puntare sull’animazione. Per evitare di pagare due volte, l’idea è quella di ricorrere ai team di professionisti degli eventi. Lo staff di EventiinMovimento è un esempio di questo modello.

Competenti e con un’esperienza molto consolidata alla spalle, gli attori di EventiinMovimento sono capaci di mettere in scena qualsiasi tipo di animazione, sempre allineata a quello che è lo spirito della serata.

Organizzare una manifestazione spendendo il giusto

Chi ha scelto la strada alternativa nell’organizzazione di una manifestazione è riuscito a conseguire due importati risultati. Da un lato è stato capace contenere le spese e dall’altro ha dato vita ad un evento decisamente all’altezza delle aspettative. E’ ovvio che un simile traguardo possa essere centrato solo se lo stesso committente assume un profilo collaborativo. E’ infatti necessaria una continua interazione con il team di attori professionisti in modo tale che nulla venga lasciato al caso.

Un piccolo sacrifico che però è indispensabile se si punta ad un servizio di ottima qualità. Il successo dei team di professionisti dell’organizzazione delle manifestazioni è anche lo specchio dei nuovi tempi di austerità. Non essendoci più lo spazio per spese folli e fuori controllo, è ora arrivato il tempo di scelte più oculate. Quella che abbiamo appena esposto rientra appunto in questo discorso.