Organizzazione meeting aziendali

Un meeting aziendale può essere considerato come il biglietto da visita di una impresa. Attraverso questo tipo di eventi, infatti, un’azienda comunica con l’esterno. E’ sufficiente questo elemento per affermare che il meeting nel calendario degli appuntamenti di un’impresa riviste un’importanza decisamente maggiore rispetto a qualsiasi altro tipo di appuntamento.

Molto spesso, infatti, al meeting aziendale non sono presenti solo dipendenti e collaboratori dell’azienda stessa ma anche potenziali clienti o addirittura imprese concorrenti. Alla luce di tali caratteristiche è ovvio che nell’organizzazione di un meeting aziendale nulla possa essere lasciato al caso.

Questo esigenza aveva un peso limitato fino ad alcuni anni fa. Prima del consolidamento della crisi economica, infatti, le aziende non badavano a spese. Erano quelli gli anni belli dell’economia quando i fondi per le attività esterne e la promozione sembravano essere senza fine.

Il cambio di congiuntura economica ha però poi mischiato le carte in tavola. Le attività esterne, tra le quali anche la promozione di meeting, sono diventate un costo non più sostenibile da tutti. In questo contesto il numero delle imprese che hanno continuato a proporre meeting aziendali è calato. Non solo. Si è infatti assistito anche ad una maggiore selettività che ha sancito il tramonto dei cosiddetti meeting dorati.

Nonostante il ridimensionamento di questo genere di eventi, i meeting aziendali restano comunque determinanti per lo sviluppo di un’impresa. Senza meeting aziendali, un’azienda non comunica all’esterno e quindi subisce inevitabili contraccolpi in termini di visibilità.

Organizzazione meeting aziendali con spese su misura

E’ possibile organizzare un meeting aziendale senza spendere eccessivamente? E’ questa la fatidica domanda con la quale molte imprese si sono trovate a fare i conti all’indomani della crisi economica. Un primo effetto di questo interrogativo è stato un preciso cambio di rotta. Se, fino a prima della crisi, a curare l’organizzazione dei meeting aziendali erano pochi grandi players specializzati in questo genere di servizi, la necessità di ridurre i costi ha spinto le imprese committenti a rivolgersi presso altri canali.

Il cambio di trend non è stato affatto facile. Molto spesso, infatti, le imprese non erano dotate neppure di uffici interni che, almeno potenzialmente, potevano occuparsi dell’organizzazione di meeting e, più in generale, eventi. Nonostante queste difficoltà iniziali l’adeguamento alle nuove esigenze imposte dalla crisi è stato comunque un successo. Oggi sono tante le imprese che riescono ad organizzare meeting aziendali spendendo il budget che hanno preventivato in partenza.

Organizzazione meeting aziendali: il ruolo dell’animazione

Quale è il miglior meeting aziendale? Questa domanda ha animato il sonno di tanti organizzatori di eventi per molti anni. Contrariamente a quello che si può pensare un meeting aziendale di successo è quello che meglio riesce a coinvolgere i presenti. Chi è addentrato nel settore sa perfettamente che uno dei problemi più tipici di un meeting aziendale è…la noia! Quante volte si è sentito parlare di meeting aziendali che, nonostante i soldi spesi per l’organizzazione, si sono trasformati in eventi noiosissimi ed esperienze da non ripetere?

Per coinvolgere la platea dei presenti è necessario introdurre tutta una serie di performance e spettacoli che consentano di staccare la spina senza perdere comunque l’attenzione.

In tal senso una formula vincente è quella che prevede l’introduzione di spettacoli di animazione tra un intervento e l’altro. Anche in questo caso è ovvio che non tutti i tipi di spettacolo siano adatti per essere messi in scena durante un meeting aziendale. In questa nostra guida ci concentreremo su due tipologie di performance: l’intervento del finto relatore e il cosiddetto teatro d’impresa.

Organizzazione meeting aziendali e animazione

Il finto relatore è forse uno dei più originali spettacoli di animazione che possono essere inseriti in un meeting aziendale. Come suggerisce la stessa denominazione, il finto relatore è un attore che sale sul palco degli oratori all’interno della convention, esponendo un suo “particolare” discorso. L’obiettivo del finto relatore è quello di spiegare un argomento in maniera sempre più paradossale fino ad arrivare al comico. La platea inizialmente penserà che sia una relazione strana fino a comprendere che si tratta di uno scherzo nel momento in cui l’attore getterà la maschera e si presenterà come tale agli uditori. Di solito i temi dell’intervento vengono concordati con il committente il quale fornirà in precedenza all’attore del materiale informativo sul quale creare la propria relazione comica. Nell’organizzazione meeting aziendali a volte i finti relatori vengono addirittura ingaggiati dai capi dell’azienda per fare scherzi simpatici ai propri ospiti e stemperare così la pesantezza e formalità della giornata di lavoro.

Altra forma di animazione tipica dei meeting è il teatro di impresa. Questo tipo di spettacolo è molto diffuso nei paesi del Nord Europa e si basa tutto sulla fusione tra divertimento e riflessione sulle dinamiche aziendali. Sotto questo punto di vista il teatro d’impresa è un ottimo mezzo per fare team building.

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