Come organizzare un convegno: passi sicuri verso un evento di successo

come organizzare convegnoL’organizzazione di un convegno non è certamente un’impresa facile poiché richiede l’esecuzione di tutta una serie di rilevazioni e la definizione di un’offerta che non sia casuale ma fatta su misura dell’obiettivo dell’evento e del target del pubblico presente. Solo apparentemente si può pensare che per organizzare un convegno sia necessario solo perdere un po’ di tempo e buttare giù una scaletta sommaria dei vari interventi. La realtà è completamente diversa e l’organizzazione di un convegno, di qualsiasi tipo esso sia, può essere paragonata alla costruzione di un puzzle. E’ infatti necessario che, nei tempi a disposizione, si riesca in modo ottimale a incastrare tutti gli interventi e i momenti di break che compongono lo stesso evento. Guardando la questione da questo punto di vista, quindi, è facile rendersi conto che organizzare un evento non sia propriamente un gioco da ragazzi. Ogni tassello deve essere inserito al proprio posto per comporre così un convegno perfetto. E’ questo ciò che i professionisti del settore sono soliti ripetere quando sono alle prese con l’organizzazione di un convegno.

 

Organizzare un convegno: la prima domanda da porsi

Prima di definire gli interventi, di individuare la forma di animazione da andare a sviluppare nei momenti in cui serve staccare la spina, pena la perdita dell’attenzione del pubblico, e prima di curare tutto l’aspetto esteriore del convegno stesso è necessario rispondere ad una domanda che solo a prima vista può sembrare banale: i partecipanti al convegno sono persone che si conoscono tra di loro oppure sono persone che, nella maggior parte dei casi, si incontrano per la prima volta? Chi si occupa di animazione di serate ed eventi in generale, infatti, è perfettamente consapevole che il tono da dare al convegno stesso cambia se i partecipanti si conoscono tra di loro o meno. Questa esigenza è perfettamente messa in conto dallo staff di Eventiinmovimento che si occupa di organizzazione e animazione di eventi. Nel caso in cui i presenti (si parla chiaramente in linee di tendenza non assolute) non si conoscono tra di loro, il ricorso a forme di animazione deve essere chiaramente più marcato poiché è chiaro che, nelle pause del convegno stesso, si corra il rischio di creare situazioni decisamente tese. Il taglio da dare all’animazione in un convegno dipende dal pubblico presente e dall’obiettivo del summit anche se, è chiaro, che pure nel più serio degli appuntamenti regalare un sorriso che rilassi e spezzi la tensione è un mezzo per catturare ancora di più l’attenzione al termine della pausa. Le strade che lo staff suggerisce per rendere meno noioso un convegno sono essenzialmente due: il finto relatore e il teatro di impresa.

 

Un relatore che sta solo fingendo

Si chiama finto relatore ed è, esperienza alla mano, l’asso nella manica per rendere un convegno davvero interessante. Chiaramente il pubblico non deve sapere di avere a che fare con un attore e quindi, è buona norma, inserire il falso relatore tra i relatori veri del convegno. Un’idea può essere quella di sostituire una pausa con l’intervento di un falso relatore. La relazione che il relatore-attore presenta, mantenendo la compostezza che si addice a un convegno, sarà in grado di mettere tutti i presenti dinanzi a un bivio: ma quel relatore sta dicendo sul serio oppure è solo un bluff? E’ una situazione particolare quella che viene creata in platea dal falso redattore. Una situazione tutta giocata sul filo dell’equivoco. Si immagini, a titolo di esempio, la reazione che i partecipanti all’evento potrebbero avere se il relatore andasse ad esporre scoperte impossibili o ancora nuove direttive in materia di organizzazione aziendale con, magari, regole che non stanno né in cielo e né in terra a causa della loro stranezza. Chiaramente il relatore finto dona un tocco di divertimento al convegno. Se invece si vuole restare comunque sul formativo allora la soluzione è rappresentata dal cosiddetto teatro d’impresa.

 

Teatro di impresa: raccontare l’azienda da un’altra angolazione

Il teatro d’impresa permette di vedere l’azienda da un’altra prospettiva che fa cogliere quegli elementi propri della quotidianità che, in quanto tali, spesso fuggono a chi vive questa quotidianità ossia agli stessi dipendenti. Presentando le dinamiche dell’azienda in chiave ironica è possibile riuscire a correggere eventuali anomalie magari spianando la strada a possibili cambiamenti che ci potrebbero essere per meglio valorizzare le risorse umane. In tutti questi casi il teatro d’impresa proposto dallo staff di Eventiinmovimento si è sempre mostrato l’altezza.

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