Come organizzare un evento aziendale: la guida punto per punto

organizzazione eventi aziendaliMolto spesso soltanto a sentire le parole “evento aziendale” si va nel panico. Vanno nel panico sia coloro i quali saranno gli invitati all’evento stesso, che già immaginano la scocciatura e la pazienza che dovranno avere per assistere a quella che è stata trasformata in vuota routine, sia l’ufficio che all’interno dell’azienda si occupa dell’organizzazione dell’evento. Per reagire a questa situazione che appare quasi come inevitabile esistono due distinte strade: o ci si rivolge ad una agenzia che è specializzata proprio nell’organizzazione di eventi oppure si sceglie un metodo alternativo che prevede il coinvolgimento di quelli che vengono definiti come i professionisti dell’animazione. Nella presente guida andiamo ad esaminare, singolarmente, le due citate strade.

 

Come organizzare un evento aziendale con un’agenzia di organizzazione eventi

Come tutte le agenzie anche quelle di organizzazione di eventi solvono un lavoro esternalizzato e di rappresentanza. L’agenzia di organizzazione eventi si occupa di un servizio che un tempo era svolto all’interno della stessa azienda. Oggi sul mercato ci sono moltissime agenzie di eventi, da Nord a Sud, ciascuna delle quali è in grado di offrire una gamma più o meno ampia di servizi. In linea di massima si può affermare che ci siano agenzie che curano tutti gli aspetti di un evento e agenzie che invece si occupano solo di alcuni momenti. Un particolare interessante di queste agenzie per l’organizzazione di eventi è che nessuna di esse agisce direttamente. Le agenzie, infatti, ricorrono a dei professionisti esterni ossia esternalizzano ulteriormente. Il risultato di questo meccanismo spesso influisce sul prezzo: il costo complessivo dell’organizzazione dell’evento che viene sostenuto dall’impresa lievita. Eppure non è questa l’unica strada possibile per organizzare un evento. C’è anche un metodo alternativo.

 

Come organizzare un evento aziendale: un metodo alternativo a parità di qualità

Accanto alle agenzie che forniscono una sorta di servizio completo che, molto spesso, include anche elementi secondari, ci sono poi gli staff di attori e cabarettisti professionisti che operano direttamente sul mercato. Chiariamo subito che non si tratta assolutamente di attori improvvisati ossia di persone, con una infarinatura di recitazione, che per arrotondare si dedicano all’animazione di eventi aziendali proponendo i loro servizi ad un prezzo stracciato, si tratta bensì di professionisti del settore che sanno perfettamente interpretare quelle che sono le esigenze di un evento aziendale grazie ad una lunga esperienza sul campo. Se si pensa che spessissimo le agenzie subappaltano all’esterno, si può avere un’idea precisa del vantaggio che si consegue rivolgendosi ad un team di attori professionisti. Consultando il sito EveninMovimento si nota subito come l’offerta di questo team di attori siamo molto eterogenea e per nulla standardizzata.

 

Le soluzioni possibili per un evento aziendale di successo

Quando si parla di animazione di eventi aziendali il pensiero va subito a qualcosa di estremamente soft che al massimo può essere proposta alla fine dell’evento stesso. Lo spettacolo di cabaret è un classico in questi termini. Alla fine dell’evento aziendale viene proposto uno show di attori il cui scopo è quello di alleggerire la tensione accumulata dal pubblico nel corso della giornata. Vista in questi termini l’animazione è un aspetto molto secondario dell’organizzazione eventi poiché va a coincidere con una sorta di chiusura in allegria. Ebbene l’animazione che viene proposta dagli attori professionisti di EventiinMovimento è di un genere completamente diverso ed è complementare (e non decorativa) all’evento stesso. Per avere dimostrazione di questa tesi basta andare a guardare al tipo di servizi offerti. Il quiz elettronico, la cena aziendale con delitto, il finto relatore e ancora il teatro d’impresa sono quasi eventi nell’evento stesso e si caratterizzano per il loro alto potere di coinvolgimento.

Ci sono poi anche altre forme di animazione che si dipanano lungo tutta la durata del convegno come per esempio una troupe televisiva che diretta e coadiuvata da uno o più comici crea un filmato che non solo sia una simpatica testimonianza dell’evento ma che possa anche coinvolgere i partecipanti dell’evento stesso come attori.

Tutte le citate forme di animazione, infatti, non servono soltanto a far divertire i presenti ma anche a contribuire a fare formazione e team building. Stiamo parlano, infatti, di servizi che certamente stuzzicano l’interesse dei presenti e che forniscono, allo stesso tempo, un’occasione concreta per creare rapporti nuovi tra i membri di una stessa azienda e momenti di inevitabile interazione. Tutti questi ingredienti, alla fine dell’evento, non possono non aver generato uno spirito nuovo con cui guardare alla propria azienda a partire dal primo giorno di ritorno al lavoro vero.

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