Organizzare un meeting aziendale, la guida completa per non sbagliare

meeting aziendaleIl meeting aziendale è l’incubo di ogni società. Riuscire a comporre i vari pezzi dello sterminato puzzle del meeting, infatti, non è affatto semplice poiché, a conti fatti, si tratta di riuscire a coordinare alle perfezione l’organizzazione di giornate che coinvolgono centinaia di persone. Un tempo anche la gestione di questo tipo di eventi avveniva all’interno dell’azienda. Vale a dire che erano determinati uffici ad occuparsi del programma partendo chiaramente da quello che era il budget a disposizione. Ma l’aumento delle necessarie competenze per organizzare un meeting aziendale si è ben presto tradotto nella esternalizzazione di questo servizio. Oggi sono società create ad hoc che si occupano dell’organizzazione di un meeting o comunque professionisti che curano tutta la parte relativa all’intrattenimento a cui si va poi ad aggiungere quella parte che è curata direttamente dall’azienda stessa. Tra le due soluzioni la prima ha chiaramente un costo maggiore poichè si va a delegare a terzi tutta la fase dell’organizzazione mentre la seconda ha un costo più contenuto rappresentando una sorta di accordo di collaborazione tra le parti ossia l’azienda si occupa del meeting e i professionisti di tutto l’aspetto relativo all’intrattenimento. Una strada per non spendere tanto lasciando comunque inalterato il servizio. Ed è proprio questa la via maestra per organizzare un meeting tenendo conto delle ristrettezze economiche che emergono dai tanti bilanci delle aziende.

 

La definizione del budget e degli obiettivi del meeting

Il primo passo da compiere verso l’organizzazione di un meeting di successo è rappresentato dall’individuazione, da parte del titolare dell’azienda, del budget disponibile. Le risorse a disposizione, infatti, devono essere sempre una sorta di stella polare. Chiarito questo aspetto si deve andare poi a definire lo scopo dell’incontro. Non si tratta di una domanda retorica ma di un interrogativo da cui dipende anche la possibilità di risparmiare. Occorre verificare se le ragioni del meeting consentano di spostare la sede dal solito hotel di lusso a una struttura più decentrata. Come noto, infatti, è soprattutto il nome che va a gravare sul costo dell’affitto di uno spazio. Meglio ancora, ma non tutte le aziende possono permettersi una soluzione di questo tipo, sarebbe disporre di una struttura propria. E’ chiaro che non sempre è possibile tagliare su questo aspetto e che molto spesso la location di lusso sia indispensabile per fare colpo sugli invitati. Ma se una soluzione alternativa di questo tipo fosse possibile, perché non approfittarne? L’esperienza della partecipazione al meeting potrebbe comunque essere positiva per il singolo ospite semplicemente distogliendo la sua attenzione dalla location e spostandola sull’intrattenimento proposto tra gli interventi dei vari oratori. E’ questa la soluzione che spesso lo staff di Eventiinmovimento, da sempre impegnato nella ricerca di forme di animazioni a costi sostenibili, propone ai suoi clienti: realizzare un meeting diverso con una spesa concordata a tavolino e concorrenziale dal punto di vista economico potendo spesso abbattere i costi di agenzia.

 

Le soluzioni d’intrattenimento possibili per un meeting aziendale

Una soluzione interessante ed originale per intrattenere i partecipanti a un meeting aziendale è rappresentato dal cosiddetto falso relatore. Contrariamente a quello che si può pensare il finto relatore non è affatto una sorta di pagliaccio che sale sul palco degli interventi per far ridere. Il relatore infiltrato, infatti, deve stupire la platea proponendo riassetti aziendali e nuove forme di organizzazione del lavoro che, per quanto strane, non sono certo inverosimili. L’abilità del mischiare circostanze veritiere a quello che è solo il frutto dell’immaginazione significa mettere sulle spine un’intera platea. Insomma ognuno dei presenti dovrà porsi la fatidica domanda: ma sta dicendo sul serio questo conferenziere (che nessuno conosce). Il finto relatore può essere interpretato anche da un cabarettista che usa pezzi del suo repertorio per fingere di proporre il prodotto che sta promuovendo l’azienda. In questo caso è importante che lo staff che propone i finti relatori conosca il repertorio del maggior numero di comici possibile.

Non c’è bisogno invece di porsi alcuna domanda nel caso in cui la forma d’intrattenimento concordata con il promotore del meeting sia quella del quiz elettronico che può essere inserito a margine del meeting oppure per spezzare una giornata che altrimenti sarebbe decisamente lunga. Il quiz elettronico non è solo un momento competitivo ma anzi, attraverso la competizione, permette ai partecipanti di guardare con un occhio diverso la propria realtà lavorativa. Tutti i partecipanti al meeting vengono divisi in squadre che dovranno, tramite tastiera elettronica,rispondere delle domande che compaiono video proiettate. La cultura generale e aziendale sono certamente preponderanti in questo quiz, ma inserendo anche dei riferimenti scherzosi alla vita di lavoro, è possibile rendere tutto decisamente più coinvolgente. In termini di feedback, questa forma di animazione per i summit aziendali, è una di quelle che ottiene i migliori riscontri. Eventiinmovimento ad esempio fornisce alle aziende un fac simile di domande divertenti che le stesse poi potranno personalizzare a proprio piacimento rendendo così la gara altamente coinvolgente.

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