Organizzare un meeting aziendale: i consigli dei professionisti del settore

organizzare un meeting aziendalePer organizzare un meeting aziendale non è necessario arrivare a spendere tanti soldi che poi magari si vanno a perdere i mille rivoli differenti e neppure coordinati tra loro. Un meeting aziendale riuscito, infatti, è quello che riesce ad ottenere il massimo coinvolgimento da parte della platea di presenti. E’ quindi praticamente inutile andare ad impegnare gran parte del budget disponibile per prenotare sale conferenze in strutture extra lusso o, se è è anche previsto il soggiorno e quindi il meeting si spalma in più giorni, stanze in hotel a 5 stelle. L’esperienza sul campo, da un lato, e gli studio che sono stati condotti in merito alle regole da seguire per organizzare un meeting di successo, hanno mostrato che non sono certo le sale e le camere di hotel a far si che il singolo partecipante all’evento si ricordi di quell’esperienza. Chi pensa, quindi, che per un meeting avvincente basti la sala illustre dell’hotel ancora più famoso è completamente fuori strada. Se si guarda da un punto di vista economico, questa considerazione porta con se alcune importanti implicazioni. L’azienda committente, infatti, non dovrà sostenere grosse spese per la location ma potrà invece indirizzare parte di questa somma per curare quegli aspetti che sono davvero in grado di trasformare un meeting in un evento di successo.

Un secondo consiglio che corrisponde ad un altrettanto pilastro per organizzare in modo efficiente un meeting aziendale riguarda l’indispensabile collaborazione tra l’azienda committente e chi si occupa invece del meeting. E’ chiaro, infatti, che solo se c’è una stretta sinergia tra le parti è possibile dare vita a un meeting di successo. In base alle indicazioni che verranno fornite in sede di consulenza dall’azienda stessa, infatti, si andrà a determinare non solo il programma del meeting ma anche quelli che sono tutti gli eventi collaterali all’evento stesso. Domande come chi saranno i partecipanti al meeting o quale è l’obiettivo che l’azienda intendere perseguire con questo evento sono elementi che caratterizzano questa fase. E’ chiaro comunque che nell’ambito dell’organizzazione di un meeting aziendale, la consulenza non si esaurisce solo ad una fase preliminare ma è continua. I frutti di questa collaborazione si potranno vedere alla fine del meeting aziendale stesso.

Questi due consigli che abbiamo messo nero su bianco non sono chiaramente campati in aria ma sono invece le conclusioni a cui sono giunti, dopo tanta esperienza sul campo, i professionisti di Eventiinmovimento, un team di attori ma sono solo che opera nel segmento di mercato della realizzazione di meeting aziendali.

 

Organizzare un meeting aziendale decisamente alternativo

Un meeting aziendale si compone, tradizionalmente, di una serie di interventi dei relatori al termine dei quali viene proposto un piccolo rinfresco o uno spettacolo di animazione. Se il meeting è più lungo delle normali ore di lavoro, la scaletta degli interventi viene, di tanto in tanto, segmentata con l’introduzione di momenti di break. Questa è la “regola” che viene seguita nell’organizzazione di un meeting aziendale.

Ebbene Eventinmovimento è in grado di cambiare questa scaletta tradizionale senza, chiaramente, far venire meno quello che è il core dell’evento stesso. Sono i più recenti studi sulla gestione delle risorse umane ad evidenziare che c’è più partecipazione e comprensione laddove gli argomenti vengono proposti con meno pesantezza. Ed allora il terzo consiglio che è possibile dare a chi organizza un meeting aziendale è quello di introdurre momenti di animazione. In questo Eventiinmovimento è decisamente all’avanguardia grazie a un ventaglio di soluzioni che sono in grado di dare risposte a qualsiasi genere di esigenza. Le forme di animazione che Eventiinmovimento può implementare durante un meeting aziendale sono tutte improntate alla creatività. In particolare, negli ultimi tempi, un successo non indifferente è stato riscontrato dal finto relatore e dal quiz elettronico, forme di animazione per meeting che si vanno ad affiancare ai più classici spettacoli di cabaret o spettacoli musicali che rappresentano i cosiddetti intramontabili del settore. Addirittura proiettata verso il futuro è invece un’ulteriore forma di animazione che in Italia è solo agli albori: il teatro di impresa. Si tratta di uno spettacolo che solitamente si tiene a fine meeting o comunque in un momento di break e che ripropone dinamiche aziendali osservate da un punto di vista grottesco.

In tutti i casi esaminati, i feedback ottenuti da Eventiinmovimento sul campo dimostrano la bontà dell’offerta.

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